L'ufficio stampa di un ente, un’azienda o un’istituzione è la struttura preposta alla gestione dei rapporti con i mezzi di informazione (carta stampata, radio, tv, web). Può essere sia interno all'organizzazione aziendale che esterno. L’ufficio stampa ha un compito di selezionare, filtrare e sintonizzare il flusso di informazioni provenienti dall'interno dell’azienda o ente in funzione delle esigenze degli organi di informazione e interpretare comunicati dei mass-media in funzione delle esigenze dell’azienda. Il responsabile dell'ufficio stampa si occupa di dirigere le principali attività di comunicazione, con lo scopo di garantire la corretta rappresentazione dell'immagine aziendale nel proprio pubblico di riferimento.
L’ufficio stampa si occupa quotidianamente di redazione di comunicati stampa eventualmente corredati da foto digitali e da video. Tra i compiti e le funzioni dell’ufficio vi sono:
la creazione di comunicati stampa;
la raccolta e l'archiviazione di notizie rilevanti per l'azienda (rassegna stampa);
la creazione di un archivio di contatti.
Un ufficio stampa efficiente è fondamentale per garantire la qualità della comunicazione di qualsiasi attività aziendale. Grazie ad un ufficio stampa è possibile entrare in contatto con i nuovi potenziali clienti e mettere in luce le qualità di un’azienda, creando un risultato positivo di buona reputazione. Ma prima di aprire un ufficio stampa bisogna analizzare le esigenze e necessità reali dell’azienda. In questo caso è indispensabile avere un piano di comunicazione aziendale definito.
Prima di tutto l’azienda dovrebbe capire se ha bisogno soltanto di uno spazio dedicato ad un singolo argomento, oppure se vorrebbe creare una vetrina della sua attività in cui darà spazio a diverse iniziative. Inoltre, l’azienda dovrebbe sapere a chi si vuole rivolgere, quali sono i suoi punti di forza e cosa vuole comunicare alla stampa o altri destinatari di messaggi. Successivamente il comunicato stampa una volta redatto, va anche divulgato, garantendo visibilità e soprattutto correttezza nelle informazioni ai media cartacei e online. Per far ciò si usa il mezzo più comodo per tutti - l'email, perché non solo è veloce ma da anche la possibilità di inserire link di approfondimento.
All’inizio nella gestione di un ufficio stampa l'aspetto molto importane è il database contatti. E’ necessario quindi iniziare con la creazione della propria mailing list. Per le aziende che non hanno un proprio database esistono strumenti e pubblicazioni che possono supportare l'inizio dell'attività, ad esempio Mediaddress online. Gli strumenti di creazione di database permettono (a differenti livelli di investimento economico) di avere una base di partenza segnalando le redazioni e i vari capiredattori, prima di prendere i contatti diretti e crearsi il proprio mailing profilato. Successivamente è molto importante tenere aggiornato il proprio database.
Negli ultimi tempi è diventato possibile aprire un ufficio stampa online - l'implementazione di un ufficio stampa tradizionale che, grazie ad Internet e agli strumenti ad esso correlati, permette una divulgazione delle informazioni in maniera amplificata. Naturalmente per utilizzare al meglio queste possibilità è necessario conoscere il mezzo di comunicazione e gli strumenti ad esso correlati.
Press Area sul sito può rappresentare la soluzione migliore per mettere in evidenza un progetto, un servizio o un prodotto. L'importante è l'aggiornamento costante.
Press Media - il nostro sito press diventa addirittura Media con l'inserimento di Video e Foto per supportare le attività, comunicazione, e comunicazioni stampa. Flickr è sicuramente un altro alleato dell'addetto stampa online. Su questo social si possono caricare le foto, organizzarle al meglio con archivi, set, tag, ed anche in questo caso per interoperabilità e interscambiabilità si possono creare argomenti prendendo da risorse esterne al nostro canale.
Sempre legato all'ufficio stampa online, ottima risorsa sono i feed RSS o flussi RSS, questi dati (nella maggior parte parliamo di xml) permettono al lettore di leggere comodamente le informazioni (si possono sottoscrivere anche via email) e soprattutto creano nella logica web 2.0 l'interoperabilità e l'interscambiabilità delle informazioni.
Il feed web è un'unità di informazioni formattata secondo specifiche (di genesi XML) stabilite precedentemente. Ciò per rendere interoperabile ed interscambiabile il contenuto fra le diverse applicazioni o piattaforme. Un feed è usato per fornire agli utilizzatori una serie di contenuti aggiornati di frequente. I distributori del contenuto rendono disponibile il feed e consentono agli utenti di iscriversi. L'aggregazione consiste in un insieme di feeds accessibili simultaneamente, ed è eseguita da un aggregatore Internet.
L'uso principale dei feed RSS (detti anche flussi RSS) attualmente è legato alla possibilità di creare informazioni di qualunque tipo che un utente potrà vedere molto comodamente, con l'aiuto di un lettore apposito, nella stessa pagina, nella stessa finestra, senza dover andare ogni volta nel sito principale. Questo è dovuto al fatto che il formato XML è un formato dinamico.
Canale YouTube è molto importante per la visibilità online, e per la distribuzione delle informazioni visive. Sicuramente consigliato, sia per la capacità di tagging che per la potenziale visibilità attraverso uno strumento molto utilizzato. Sempre più spesso si ricorre a filmati, video, per la promozione di un servizio/prodotto/presentazione; è un sistema facile, veloce e sicuramente di grande impatto emozionale.
Social Network sono fondamentali per potenziare la cassa di risonanza, per avvicinare nuovi contatti, per promuovere eventi/servizi/prodotti, divulgare comunicati stampa, dialogare con i propri contatti.
Fonti:
addettostampa.blogspot.com di Francesca Anzalone;
Wikipedia.