Con la strategia di comunicazione l'azienda persegue gli obiettivi che si è posta, ad esempio fare conoscere se stessa, i propri servizi, un evento ai propri clienti potenziali o ai propri interlocutori (ben identificati). Il piano di comunicazione definisce quindi, le modalità concrete con cui gli obiettivi prefissi verranno perseguiti. Tutte le attività previste dovranno comunque essere: tempestive, credibili, programmate e coerenti.
Importanti aspetti da tenere in considerazione:
- il piano deve definire in dettaglio le diverse categorie di destinatari: ognuno di questi è potenzialmente oggetto di un approccio differente;
- i messaggi devono prevedere delle attenzioni in merito ad argomentazioni a cui il destinatario risulta più sensibile;
- il mezzo di comunicazione più adeguato;
- una programmazione delle attività (programmazione annuale) - eventi, progetti, argomenti, notizie ...;
- il budget;
- schede di verifica sull'efficacia.
La comunicazione interna. La comunicazione interna è il primo passo di un buon piano di comunicazione. Tutti gli uffici coinvolti, e comunque lo staff deve sempre essere messo al corrente delle attività e iniziative in modo tale da poter supportare costantemente, a livello informativo, l'azienda. Si può raggiungere una buona comunicazione interna attraverso differenti modi e con differenti supporti. A seconda dell'entità del progetto si potrà scegliere tra:
- workshop;
- sito Internet;
- rete Intranet;
- supporti tecnologici;
- mailing list;
- riunione …
Sarà fondamentale redigere un documento riassuntivo con i principali punti del progetto, servizio al fine di distribuirlo o metterlo scaricabile nella rete.
La rete territoriale. Importante il radicamento nel territorio. Si può partire dal locale al nazionale per arrivare fino all'internazionale, naturalmente se questo è utile. E' comunque fondamentale radicarsi e "aiutare" il potenziale cliente ad identificare l'azienda, il progetto, il servizio in modo semplice e veloce.
Promozione ed informazione sul programma. E' fondamentale aiutare il cliente a "riconoscere" immediatamente il prodotto, il servizio, l'azienda ... quindi, più facile sarà ricordare, maggiore sarà il coinvolgimento del potenziale cliente. La promozione del programma sarà quindi supportata da aspetti grafici:
- logo e linea grafica coordinata;
- sito internet;
- pubblicità esterna;
- eventi;
- conferenze stampa;
- prodotti promozionali;
- prodotti mediali e multimediali;
- pubblicazioni;
- attività promo-educative;
- pubblicità sui media …
Naturalmente non è obbligatorio inserire tutte le voci ed i relativi capitoli di spesa (il piano di comunicazione verrà gestito anche in base al budget, naturalmente fondamentale sarà trovare una soluzione adeguata).
Tutta la parte informativa di un programma, progetto, servizio, azienda è di grande importanza, è ciò che trasmette il messaggio e pertanto deve essere presentato nel migliore dei modi. Le attività da programmare saranno quindi:
- conferenze stampa e ufficio stampa
- eventi
- prodotti mediali e multimediali
- pubblicazioni
- sito internet
- mailing
- call centre
- help desk
Schede di verifica. Un piano di comunicazione deve assolutamente avere delle schede di verifica, controllo e monitoring per tutte le attività. E' fondamentale farlo per capire quali sono le attività che funzionano, e soprattutto quali sono gli strumenti utili al progetto, servizio, azienda.
Fonte: www.addettostampa.blogspot.com di Francesca Anzalone